艺术设计学院文件资料归档管理办法

作者:时间:2016-12-15

         艺术设计学院文件资料归档管理办法

为了加强学院文件资料的管理,建立系统、完整的资料归档体系,实现文件资料管理的规范化、制度化,更好地为学院各项工作服务,根据学校档案管理有关办法,结合学院工作实际,特制定《艺术设计学院文件资料归档管理办法》。

一、组织领导

 成立学院文件资料归档管理领导小组。

 1、组  长: 吴波、董国峰  

 2、副组长:司畅、韩禹锋   

 3、成员:院办公室成员、辅导员、实验室主任、各专业负责人。

二、归档要求

    学院各部门在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件、影像、实物、各类记录等资料,须由专人负责整理归档,学院教学资料、办公室文件资料、实验室使用资料等向学院办公室移交归档,由学院办公室集中管理;学生工作活动文件资料由辅导员负责整理归档。各部门须严格遵守归档制度,如需查询可以到院办公室调取资料。已归档的文件材料需要修改时,必须经学院主管领导审核批准。因工作需要,归档资料管理发生变更时,交接双方要办理移交手续。   

三、归档范围

    1、上级机关颁发的文件、重要通知等文件材料;

2、上级单位、重要领导视察、检查学院工作时的重要指示、讲话、照片和有保存价值的录音、录像等影像材料;

3、学院颁发的文件、规章制度;

4、学院各部门的工作计划、总结、报告、会议记录、影像材料等;

5、教学文件资料、教师业务档案、科研档案、教职工专业技术职务评定、奖惩、学生工作活动各类资料等。

6、反映学院重要活动、事件的报道、影像材料,荣誉奖励证书,和凭证性的实物及展览照片等文件材料;

四、归档工作具体划分及相关负责人

 1教学方面:授课计划、考试试卷、考查课试卷、考试成绩、考试试卷参考答案及评分标准、空白试卷、教学周历、毕业设计(论文)、毕业设计成绩及评语、毕业设计工作总结、毕业设计登记表及答辩、评分标准和总结材料、专业实习评语及成绩评定、实习评语及成绩评定、实习总结、期中教学检查总结、毕业实习、实习计划、实验室使用安排表、教师调代课表、听课记录表、学生毕业资格及学位资格审核材料、学生缓考申请材料、外聘教师试讲及讲课材料实践教学资料、画架及静物使用记录、实验室使用记录等。以上资料由各专业教研室主任统一整理,交由办公室归档。具体负责人:李勇利。

 2、科研及职称评定方面:科研评奖、教学成果奖申报、审批材料及获奖证书、科研课题立项与结题材料、教改课题立项与结题材料、教师发表的科研论文、著作、教职工职称评定材料等。以上资料由各专业教研室主任统一整理,交办公室归档。具体负责人:李勇利。

 3、学生工作方面:归档的学生工作档案应能反映学生管理和学生活动的全过程, 学生工作档案应具有完整性、准确性和系统性。档案主要涉及以下几个方面:学生学籍表、学生信息表、学生处相关文件、团委相关文件、学生奖惩情况、贫困生档案、学生干部档案、团总支档案、学生党支部档案、学生综合测评记录、毕业生文件等内容。学生工作按学期、学年分类归档,并定期整理。以上资料由辅导员统一整理,交主管学生工作副书记归档。具体负责人:司畅。

4、其他方面资料:上级机关颁发的文件、重要精神等文件材料;上级单位、重要领导视察、检查学院工作时的重要指示、讲话、照片和有保存价值的录音、录像等影像材料;学院颁发的文件、规章制度;学院各部门的工作计划、总结、报告、会议记录、声像材料等;反映学院重要活动、事件的报道、声像材料、荣誉奖励证书、凭证性的实物及展览照片等材料。以上资料由办公室统一整理归档。具体负责人:江洪。

、归档标准及保存

各类资料按学期、学年分类归档,并定期整理。归档的材料必须字迹清晰,手写的文字材料一律使用碳素笔填写。建档材料应加制封面,注明标题,编制时间,保管期限,统一装入卷盒。卷盒内要建立材料目录。打印材料需附有与之内容相符的电子文档,以便永久保存和利用。归档资料必须存放在安全可靠、防火、防盗、防霉、防雨的地点,由专人负责管理,不得丢失。

本办法由学院办公室负责解释。

                                 艺术设计学院

                                 20161215

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